Structure et constitution d'une organisation à but non lucratif

Dans une organisation à but non lucratif, la loi exige qu’il y ait des administrateurs et des membres. Il peut aussi y avoir des dirigeants et des employés.

La loi exige que les organisations à but non lucratif aient des administrateurs. Les administrateurs sont les personnes chargées de l’administration et des activités internes de l’organisation. Par exemple, ce sont eux qui votent sur les règlements administratifs lors de la première assemblée des administrateurs. Ensemble, ils constituent le conseil d’administration de l’organisation et ils se réunissent en conseil. Lors de ces réunions, les administrateurs prennent des décisions nommées « résolutions ».

Le conseil d’administration peut adopter une variété de résolutions allant du choix de l’établissement financier à l’approbation des états financiers ainsi que toute autre décision concernant les affaires internes de l’organisme, comme les contrats des employés, la signature de baux, etc.  Les procès-verbaux des réunions d’administrateurs et les résolutions doivent être gardés dans un livre de procès-verbaux.

Les administrateurs sont nommés par les fondateurs de l’organisme. Ils sont ensuite confirmés par les membres de l’organisation à la première assemblée des membres grâce à un vote ordinaire. Ils doivent recevoir plus de 50 % des votes. Dans les années suivantes, les membres choisiront les administrateurs par le biais d’un vote ordinaire aux assemblées annuelles des membres. Il faut noter qu’un administrateur peut aussi être un membre de l’organisme, agir comme dirigeant et/ou être un employé de l’organisation. De plus, selon les lois,  un certain nombre d’administrateurs ne peuvent pas être des dirigeants ou des employés de l’organisme.

Les membres d’une organisation à but non lucratif sont habituellement des personnes qui s’intéressent aux activités, aux idéologies ou aux missions de l’organisation. Les règlements administratifs de chaque organisation prévoient les conditions pour devenir membre de l’organisme. Si le paiement de frais est exigé pour adhérer à l’organisme, les règlements peuvent stipuler que les administrateurs, par voie de résolution, en fixeront le montant.

Ces frais peuvent être annuels ou seulement initiaux à l’adhésion. Les règlements administratifs de l’organisme décrivent aussi le droit de vote des différents types de membres, c’est-à-dire qu’il peut y avoir des membres qui ont un droit de vote et d’autres qui n’en ont pas. Ce sont les membres avec droit de vote qui élisent les administrateurs. À noter qu’un membre peut aussi agir comme administrateur, dirigeant et/ou être un employé de l’organisme.

Puisque les administrateurs ne peuvent pas toujours être présents dans le quotidien de l’organisme, ils ont le pouvoir de nommer des dirigeants. La loi considère le président du conseil d’administration comme un dirigeant. Voici d’autres exemples de dirigeants :

• Président;
• Vice-président;
• Secrétaire;
• Trésorier;
• Contrôleur;
• Chef de contentieux (avocat);
• Directeur général;
• Toute autre personne nommée par le conseil d’administration de l’organisation qui exerce les fonctions un des postes énumérés précédemment, peu importe le « titre » qui lui est attribué.

Généralement, les dirigeants sont des employés de l’organisation à but non lucratif et leurs pouvoirs leur sont accordés par les administrateurs. Il n’est pas nécessaire pour un organisme d’avoir des dirigeants. Bien que le dirigeant soit un employé de l’organisme, il peut aussi occuper la fonction d’administrateur et/ou de membre. De plus, selon les lois, un certain nombre d’administrateurs ne peuvent pas être des dirigeants ou des employés de l’organisme.

Lorsque les administrateurs reçoivent le titre de « président », « vice-président » ou de « trésorier », cela n’indique pas si cet individu agit aussi à titre de dirigeant. Ces titres correspondent aux différentes fonctions des administrateurs. Par exemple, le trésorier du conseil d’administration (un individu qui agit comme administrateur) n’est pas nécessairement dirigeant de l’organisme, à moins qu’il n’ait été spécifiquement nommé « dirigeant » par les administrateurs.

Une organisation à but non lucratif peut avoir des employés. Les employés seront embauchés par les dirigeants ou le conseil d’administration s’il n’y a pas de dirigeants. L’employé aura donc une relation d’emploi avec l’organisation à but non lucratif. Les employés de l’organisation travailleront pour l’organisme en échange de rémunération et autres bénéfices. Il faut noter qu’un employé d’une organisation à but non lucratif peut également en être un dirigeant, un administrateur et/ou un membre.

CONSTITUTION D'UNE ORGANISATION À BUT NON LUCRATIF

Une personne qui veut constituer (enregistrer) une organisation à but non lucratif à but non lucratif au Canada doit choisir entre un régime provincial ou fédéral. Les facteurs qui influenceront cette décision sont basés sur le lieu des activités de l’organisation.

Si l’organisme est un club local qui n’exercera pas d’activité à l’extérieur de sa province, le régime provincial pourrait être plus approprié. Si l’organisme prévoit d’exercer ses activités dans plus d’une province, s’il souhaite enregistrer son nom partout au Canada ou si l’organisme souhaite pouvoir déménager dans différentes provinces et territoires facilement, le régime fédéral devrait être privilégié. Il est fortement recommandé de consulter un avocat afin de déterminer quel régime serait le plus approprié pour votre organisme.

Pour constituer une organisation à but non lucratif sous le régime fédéral, il faut déposer les statuts constitutifs de l’organisme auprès de Corporations Canada. Pour ce faire, il est nécessaire de remplir un formulaire et d’y énumérer les informations suivantes :

• le nom de l’organisation;
• l’adresse de l’organisation;
• une description des activités de l’organisation;
• les limites imposées aux activités de l’organisation; et
• décrire les différentes classes de membres.

Corporation Canada exige également d’autres documents avant d’accorder le certificat de constitution. Par exemple, l’organisme doit fournir un rapport sur son nom, indiquant que le nom proposé n’est pas similaire ou semblable à celui d’une autre organisation déjà existante. Une fois que les statuts, les frais et les autres documents exigés sont déposés, Corporations Canada remet un certificat de constitution. L’organisation à but non lucratif existe à partir de la date indiquée sur le certificat de constitution.

En date du 18 mars 2014, des frais de 250 $ payables au gouvernement du Canada sont exigés au moment du dépôt des statuts constitutifs si les statuts sont envoyés par la poste ou déposés en personne. Si les statuts sont déposés en ligne, les frais sont de 200 $ en date du 18 mars 2014.

Il est fortement recommandé de recevoir les conseils d’un avocat et d’un comptable pour la rédaction des documents constitutifs de l’organisme. De plus, il est fortement recommandé de retenir les services d’un avocat et d’un comptable tout au long de l’existence de l’organisme afin de garder les livres de procès-verbaux de l’organisation à jour, produire les documents qui doivent être déposés sur une base annuelle (comme le rapport annuel) et préparer les déclarations de revenus de l’organisation.