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Préposé aux services à la clientèle

En bref

Le préposé aux services à la clientèle fournis des services aux clients qui se présentent au comptoir des services administratifs et au comptoir de la caisse à la cour. De plus, il doit répondre aux demandes de renseignements, recevoir les documents juridiques et les traiter.

Découvrez maintenant toutes les facettes du travail de préposé aux services à la clientèle à la cour!

 

L’emploi

Les tâches

Les préposés aux services à la clientèle remplissent de nombreuses tâches administratives selon le type de cour et le comptoir où ils travaillent (comme le comptoir des dossiers criminels ou le comptoir de la Cour des petites créances). Certains ont des tâches dans un domaine très précis du droit, alors que d’autres touchent à plusieurs domaines du droit.

Fonctions principales

Le préposé aux services à la clientèle peut effectuer diverses tâches, comme les suivantes :

  • Recevoir et enregistrer tous les documents liés aux procédures judiciaires au comptoir et s’assurer que les documents déposés ont le bon format;
  • Ouvrir un nouveau dossier du tribunal pour toutes les poursuites judiciaires;
  • Répondre aux questions au comptoir ou au téléphone et donner des renseignements au public, aux avocats et aux organismes;
  • Aider le public à remplir et à déposer les formulaires liés aux dossiers judiciaires;
  • Fixer les dates d’audience pour les plaidoyers de non-culpabilité et les appels;
  • Faire signer les jugements et les ordonnances du tribunal, inscrire toutes les ordonnances dans les dossiers du tribunal, procéder à l’assermentation des affidavits;
  • Recevoir et traiter les paiements pour les amendes et les droits, et envoyer les factures de compensation pour les témoins, les jurés et les interprètes;
  • Signer, sceller, livrer et traiter un grand nombre de documents pour les procédures liées à des affaires criminelles, civiles ou familiales en veillant à ce que tous les documents soient correctement enregistrés et dirigés au service approprié;
  • Préparer les avis d’audience, de procès et d’intention de rejeter un appel, fixer les dates et les heures de procès et préparer les listes d’audiences du tribunal;
  • Consigner les renseignements sur les procédures (noms et renseignements des parties, numéro de salle, date et heure des audiences, etc.) et dresser une liste détaillée des dossiers soumis au tribunal dans un système manuel ou informatisé;
  • Recevoir des fonds en fiducie (des sommes versées en prévision de frais judiciaires à venir), les traiter et en calculer le solde. Préparer le versement de ces fonds aux destinataires appropriés selon les exigences prévues par la loi et les règlements. Par exemple, dans le cas d’une succession, payer les frais d’une institution psychiatrique pour une personne qui y est internée, ou recevoir un cautionnement en échange d’une mise en liberté;
  • Maintenir l’intégrité des dossiers et veiller à ce qu’ils ne soient remis qu’aux personnes qui ont le droit d’y accéder.

En résumé, les préposés aux services à la clientèle assurent le bon fonctionnement du tribunal en s’assurant que les procédures soient respectées, en remplissant correctement les documents relatifs aux dossiers et en fixant l’horaire des salles d’audience. Ils sont aussi le principal point de contact pour le public, les avocats, les services de police, les médias, les entreprises et les organismes publics qui veulent entamer des procédures judiciaires ou accéder à un dossier judiciaire pendant ou après une procédure.

 

Milieux de travail

On retrouve des préposés aux services à la clientèle dans tous les palais de justice.

 

Formation

Il n’y a pas de formation collégiale ou universitaire particulière pour devenir préposé aux services à la clientèle dans un palais de justice. Cependant, certaines formations et certains atouts peuvent s’avérer utiles.

Formations et expériences utiles

Certaines formations et expériences sont utiles pour exercer la carrière de préposé au service à la clientèle, comme :

  • une formation ou de l’expérience à titre d’adjoint juridique;
  • de l’expérience en service à la clientèle.

Préalables

Les préposés aux services à la clientèle bilingues doivent maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral et qu’à l’écrit.

Atouts

  • Connaître les procédures dans un ou plusieurs domaines de droit, comme le Code criminel, le droit de la famille, le droit civil, les petites créances, les successions, etc.
  • Être capable d’interagir avec une clientèle diverse, comme le grand public, les avocats, les services de police, etc.

Exigences

  • Connaître divers logiciels pour préparer des documents ou gérer les différentes étapes d’un dossier;
  • Savoir effectuer des recherches dans des logiciels ou dans des archives manuelles afin de retrouver les dossiers associés à une cause;
  • Avoir des connaissances en arithmétique pour gérer et faire la caisse tous les jours.

 

Défis à relever au cours des prochaines années

Les lois et les procédures judiciaires ne cessent d’évoluer. Les préposés aux services à la clientèle doivent donc continuellement s’adapter à ces changements. Voici des exemples des défis que devront relever les préposés aux services à la clientèle au cours des prochaines années :

  • Certaines exigences liées à la confidentialité des renseignements limitent l’accès aux salles d’audience et à certains documents par le public. Les préposés doivent savoir quels sont les politiques et règlements en ce qui concerne l’accès à l’information, et agir en conséquence.
  • De plus en plus de personnes font appel aux tribunaux sans l’assistance d’un avocat. Les préposés aux services à la clientèle doivent donc de plus en plus expliquer les étapes d’une procédure et les documents requis, mais doivent s’assurer de ne pas offrir d’avis juridiques. Les préposés doivent desservir une clientèle de plus en plus diverse en ce qui concerne la culture, la langue et la connaissance du système judiciaire canadien.
  • Les archives des palais de justice contiennent des documents manuscrits, des listes manuelles, divers systèmes informatiques (dont certains sont anciens) ainsi que de nouveaux logiciels de gestion des cas. Les préposés doivent utiliser ces divers systèmes pour trouver les documents ou les renseignements requis.
  • On prévoit qu’un bon nombre d’employés des palais de justice prendront leur retraite dans les années à venir, ce qui pourrait engendrer une perte des connaissances institutionnelles.

 

Aptitudes clés

Avez-vous ce qu’il faut pour devenir un bon préposé aux services à la clientèle? Consultez la liste des aptitudes clés qui vous seront utiles pour exercer cette carrière.

Diplomatie

Puisqu’un préposé traite avec des gens qui vivent des situations difficiles, il doit faire preuve de diplomatie, d’un certain tact et parfois même de délicatesse.

Respect des normes

Les préposés aux services à la clientèle doivent examiner les documents qui sont déposés auprès du tribunal et s’assurer que le format des documents respecte les normes et les règlements. Ils doivent donc bien connaître les règles relatives au dépôt de documents.

Écoute

Le préposé doit savoir écouter attentivement. En effet, plusieurs personnes viennent poser des questions au préposé sur la procédure à suivre pour déposer des documents auprès du tribunal. Cela demande beaucoup de concentration et d’attention ainsi qu’une bonne écoute.

Ces aptitudes ne sont que des exemples, il en existe beaucoup d’autres qui feront de vous un bon préposé aux services à la clientèle, comme un bon jugement et le souci du détail.